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职场:你会用E-mail吗?

手机:M版  分类:职场人生  编辑:jing88

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  Michael的E-mail秘籍

  MichaelSong是CohesiveKnowledgeSolution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司,向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件,在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。

  我们为了提高自己的工作效率,必须保证信息通过最佳渠道发给正确的接收人,还要保证每个人都亲自去阻止到处瞎发电邮的行为。锁定目标是减少邮件处理时间的最佳手段。锁定合适的收件人意味着要少用“回复所有人”、“抄送”、“群发”。

  少用“回复所有人”

  “回复所有人”是最容易引人抱怨的。当发件人使用这一工具时,他们总是一厢情愿地以为,收件人名单上的所有人都愿意加入一个虚拟的圈子来讨论某件事。但事实是,很多收到“回复所有人”邮件的人根本没工夫继续参与讨论,但是,他们又觉得有“义务”加入讨论。所以一封发给20个人的邮件很快就能膨胀成100封莫名其妙、前言不搭后语的邮件,因为只要一个人按了“回复所有人”,就有4个人觉得必须加入进来。而且“回复所有人”会形成一种不同步的集体讨论。要是一群人在不同的时间回复,你就很难捋清讨论的线索。

  ●如果是小事,或是感谢之类的信息,就别用“回复所有人”。

  ●若是你必须回复一封被反复转发的邮件,只要回复给真正的发件人就好了。

  ●要是有什么事情需要团队成员一起想办法,组织一个“同步讨论”或电话会议能节省更多时间,使大家可以充分讨论、参与意见,最后做出清晰的决策。

  ●如果你想阻止同事点击“回复所有人”,在发送群发邮件时,你和你的同事可以在邮件中加上一句:“为节约时间,敬请回复我本人,无需回复所有人。”

  ●还有一个小窍门——在题目中注上NRN,意思是“无需回复“(NoReplyisNeeded)。有的人也开始使用NTN了——“无需致谢”(NoThanksNeeded)。只要确保你的同事都明白NRN或NTN是什么意思就行了。”只要在输入题目时多打上3个字母,就预防了很多无用的回复出现,真的很实用。

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网友评论
职场:你会用E-mail吗? 评论共有3
发言人:能不能 时间:2012-2-3
的确,E-mail运用的好,会让自己的工作受益匪浅,如果能够掌握发送和撰写的技巧,还是可以很轻松的就能够让自己有所收获的,不要认为自己什么都懂,而不愿意去尝试。
发言人:鬼非鬼 时间:2012-2-3
有点大开眼界的感觉,一直觉得E-mail就是一种日常沟通的方式,也只是大家相互交流的平台,就算是做外贸业务也没有感到有什么不同,原来讲究这么大,真的是很开眼。
发言人:被v 时间:2012-2-3
真是小巫见大巫了,以前的时候我也想过这个问题,但还是没有什么头绪,这个东西是我们日常工作中经常会遇到的,并没有那么多的说辞,和讲究,如果有也是人为赋予的。